Menjelang hari-H, selalu sama. DM menumpuk. Orang bertanya di mana membeli tiket, bagaimana menuju lokasi, jam berapa pintu dibuka. Timmu sibuk mengurus sponsor, vendor, dan kekacauan menit terakhir—sambil tetap mencoba membalas semua pesan seperti, “Boleh bawa anak saya?”
Terasa familiar? Kamu tidak sendiri. Menurut EventMB, 49% perencana event mengatakan tantangan terbesar mereka adalah menjaga komunikasi tetap jelas dengan peserta. Saat pesan menumpuk di Instagram, email, dan WhatsApp, mudah sekali ada yang terlewat.
Di sinilah WhatsApp AI Chatbot bertenaga Generative AI hadir—untuk menyederhanakan seluruh perjalanan peserta event dalam satu percakapan kontinu. Dengan miliaran pengguna di seluruh dunia, WhatsApp adalah tempat peserta sudah aktif—sehingga menjadi platform ideal untuk komunikasi instan dan mudah. Chatbot ini tidak hanya menjawab pertanyaan; mereka membantu peserta membeli tiket, mengirim update real-time, konfirmasi pembayaran, bahkan menindaklanjuti setelah acara selesai. Cepat, konsisten, dan sepenuhnya terintegrasi—langsung di tempat audiensmu berada.
Di ConverXion, event fokus AI dari Mimin, peserta merasakan manfaatnya langsung. Begitu mengirim pesan ke nomor WhatsApp resmi acara atau event, AI chatbot yang ramah menyambut mereka, memperkenalkan diri sebagai asisten acara, dan memandu semua kebutuhan—agenda, info pembicara, arah ke lokasi, pemesanan tiket, hingga detail sponsor. Bahkan setelah acara berakhir, chatbot tetap aktif untuk membantu peserta dan menjaga percakapan tetap berjalan.
1. Dari “Halo” sampai Tiket Digital—Semua di WhatsApp
Semuanya dimulai dari chat. Ketika peserta ingin membeli tiket, chatbot mengirim formulir sederhana—otomatis terisi jika mereka pernah berinteraksi sebelumnya. Setelah dikirim, chatbot langsung menindaklanjuti dengan tautan pembayaran. Tidak perlu pindah ke situs lain atau mengunduh aplikasi.
Begitu pembayaran terkonfirmasi, tiket langsung muncul di chat—siap digunakan tanpa langkah tambahan. Tidak ada email yang terlewat, tidak perlu mencetak tiket. Hanya satu percakapan, semua di WhatsApp.
2. Membangun Kepercayaan dengan Dukungan Instan
Kepercayaan itu penting. Chatbot memberi tahu peserta bahwa informasi pribadi mereka aman dan terlindungi. Untuk masalah yang lebih kompleks—seperti tiket hilang atau kendala pembayaran—chatbot dapat meneruskan percakapan ke agen live, dengan semua detail sebelumnya tetap terjaga.
3. Mengurangi Pekerjaan Repetitif Tim Penyelenggara
Selain meningkatkan pengalaman peserta, AI chatbot ConverXion juga secara signifikan mengurangi beban tim penyelenggara. Alih-alih menempatkan staf untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, AI chatbot menangani pertanyaan umum seperti:
- “Di mana pintu masuk lokasi?”
- “Dress code-nya apa?”
- “Apakah ada parkir?”
- “Bisa ikut event secara online?”
- “Jam berapa acara mulai?”
- “Siapa saja pembicara?”
- “Apakah ada makanan?”
- “Di mana toilet?”
Dengan mengotomatisasi pertanyaan yang sering muncul, AI chatbot membebaskan staf untuk fokus pada koordinasi dan logistik, sambil memastikan peserta selalu mendapat informasi yang akurat dan konsisten.
4. Menjaga Keterlibatan Peserta Setelah Acara
Chatbot tetap membantu setelah acara selesai. Mengirim ucapan terima kasih, berbagi galeri foto, dan menyampaikan formulir feedback—semua dalam chat WhatsApp yang sama. Dengan melanjutkan percakapan pasca-acara, penyelenggara membangun hubungan lebih kuat, memperoleh feedback berharga untuk perbaikan event berikutnya, dan menjaga antusiasme audiens untuk acara selanjutnya.
Berkat sistem Mimin yang terintegrasi penuh, seluruh pengalaman ConverXion—dari menjawab pertanyaan, tiket, dukungan di lokasi, hingga follow-up pasca-event—terjadi mulus dalam satu chat WhatsApp. Peserta tidak perlu berpindah aplikasi atau menunggu lama, menghasilkan antrean lebih pendek, peluang yang tidak terlewat, dan pengalaman lebih lancar secara keseluruhan.
Kesuksesan ini membuktikan bahwa AI chatbot pintar bukan sekadar asisten; ia mengubah cara acara dijalankan dengan menjaga peserta tetap terinformasi dan percaya diri, sambil membebaskan penyelenggara untuk fokus pada hal terpenting: menyelenggarakan acara hebat tanpa kekacauan biasanya.
Ingin acara berikutnya berjalan lebih lancar, lebih cepat dimulai, dan mengesankan peserta? Mari berdiskusi—dan kami tunjukkan bagaimana AI Chatbot Mimin dapat menyederhanakan operasimu, memberikan dukungan instan, dan menciptakan pengalaman mulus dari awal hingga akhir.
TENTANG MIMIN
Mimin adalah platform yang membantu bisnis menciptakan conversational customer journey dengan Artificial Intelligence. Dengan Mimin, pelaku usaha dapat dengan mudah membangun chat journey dan menciptakan customer experience yang baik bagi pelanggan.
Aplikasi yang dapat dihasilkan, adalah antara lain, kemudahan untuk menjalankan chat commerce, chat campaign, customer automation, omnichannel inbox, dan chatbot berbasis Generative-AI.
Dengan Mimin, pelaku usaha dapat memberikan pengalaman pelanggan yang unggul, memperkuat hubungan dengan pelanggan dan membangun loyalitas pelanggan yang lebih kuat.
Ketahui lebih lanjut mengenai Mimin dengan menghubungi kontak di bawah ini:
Mimin
PT. Admin Pintar Kita
Graha Charis Siem
Jl. Tanah Abang 5 No. 21, Central Jakarta
Phone: +62 856 0322 5212
Email: halo@mimin.io
